Bestelaanvraag
De UZ Leuven-aankoopdienst, gesitueerd in campus Gasthuisberg, behandelt bestelaanvragen van alle UZ Leuven-diensten van de campussen Gasthuisberg, Sint-Rafaël en Pellenberg. Meer dan 1000 aanvragers zijn geautoriseerd om voor hun bestelunit elektronische aanvragen in het ERP-scherm van de People Soft aankoopmodule in te geven.
Hierbij kunnen ze gebruik maken van gestructureerde catalogi. Als ze in de catalogi het product of een evenwaardig alternatief niet beschikbaar is, plaatsen ze een aanvraag op bestelomschrijving.
Bestelvoorwaarden
De bestelvoorwaarden voor alle in UZ Leuven gebruikte goederen, inclusief de steriele producten, maar exclusief medicatie, worden door de UZ Leuven-aankopers onderhandeld. Dit binnen de procedures van de wetgeving overheidsopdrachten.
Bestelaanvragen, bestemd voor externe leveranciers
Bestelaanvragen voor niet-gecatalogeerde producten (“op omschrijving”) worden door de aankoper verwerkt. Hij/zij vult de aanvraag aan of optimaliseert de bestelomschrijving, referentienummer, prijs en andere leveringsvoorwaarden. Hij/zij autoriseert vervolgens elektronisch de bestelaanvraag, die omgezet wordt in een bestelbon. Deze wordt geautoriseerd en wordt vervolgens elektronisch naar de leverancier gestuurd.
De meeste bestelaanvragen voor gecatalogiseerde artikelen worden automatisch omgezet in elektronische bestelbons die naar de leverancier gestuurd worden.
Bestellingen bestemd voor Hospital Logistics
Een UZ Leuven-catalogus bevat alle artikels in voorraad gehouden door Hospital Logistics (HL). Zonder tussenkomst van de aankoopdienst komen deze bestellingen rechtstreeks bij HL terecht. Na de orderpicking worden de goederen per UZ Leuven-dienst klaargezet in rolcontainers en ’s anderendaags per vrachtwagen tot aan de deur van de verschillende ziekenhuizen gevoerd. De interne UZ Leuven-transportploegen brengen de containers dan ter plaatse op de UZ Leuven-diensten.
Facturatie
De facturen voor de geleverde goederen komen toe op de centrale boekhouding van UZ Leuven en worden daar ook geregistreerd. Aan de hand van het unieke bestelbonnummer wordt elke factuurlijn elektronisch gelinkt aan de bestellijn én aan de ontvangstlijn. Indien er een ‘matching’ is tussen de drie gegevens, gebeurt de betaling automatisch op de daarvoor voorziene datum.
Is er echter geen matching, bijvoorbeeld door het ontbreken van het bestelbonnummer op de factuur of door prijs- en/of hoeveelheidsafwijkingen, dan kan de factuur uiteraard niet betaald worden. De aankoper wordt hiervan elektronisch verwittigd en tracht alsnog het probleem op te lossen, zo nodig na overleg met de leverancier. In dit geval wordt de factuur uiteraard betaald. Blijken er onterecht hogere prijzen aangerekend of werd er te weinig geleverd, dan wordt aan de leverancier een kredietnota gevraagd.