KU Leuven vereist van de onderzoekers dat zij de deelnemers informeren over het gebruik van hun genoomgegevens voor toekomstig onderzoek en dit met dit doel breed te delen (verspreiding van deze gegevens voor secundair onderzoek). De geïnformeerde toestemming voor deelname aan het onderzoek (‘ICF’) moet bij voorkeur expliciet en minstens impliciet toelaten dat de gegevens kunnen worden gedeeld via databanken die werken met gecontroleerde toegang (dit wil zeggen dat de gegevens enkel beschikbaar zullen worden gemaakt als aan bepaalde voorwaarden is voldaan) en met andere academische instellingen..
EGA (“the European Genome-phenome Archive”) kan gebruikt worden als repository voor het opslaan van genomische en/of genetische data.
Toegang tot datasets door derden moet worden goedgekeurd door het DAC.
Aanvraag- en beoordelingsprocedure
De externe aanvrager die toegang wenst tot een dataset van een KU Leuven onderzoeker doet een aanvraag bij DAC door het aanvraagformulier (“Application Form for Access to the KU Leuven researchers’ Data (Third party researchers)") in te vullen.
DAC Loket zal de onderzoeker van KU Leuven op de hoogte brengen en om akkoord vragen voor deze specifieke aanvraag, alsook de onderzoeker op de hoogte brengen dat er gestart moet worden met een PRET amendement om aan te geven dat de data worden doorgestuurd indien er een PRET dossier bestaat en hierin nog niet vermeld werd dat de data zullen worden doorgestuurd (voor meer informatie: https://www.groupware.kuleuven.be/sites/pret/Pages/help.aspx?#Amendement).
De onderzoeker van KU Leuven dient daarnaast volgende gegevens te bezorgen aan DAC:
Indien het om een EGA dataset gaat:
- Wie de dataset in EGA heeft ingediend (de hoofdonderzoeker, onderzoeker VIB,...);
- Of er bestaande overeenkomsten (bv MTA) van toepassing zijn op de dataset en wie (CTC/LRD) deze heeft behandeld;
- Bevestiging dat een PRET amendement dossier voor het deponeren van de data in EGA in orde is.
Indien het niet om een EGA dataset gaat:
- Of er bestaande overeenkomsten (bv MTA) van toepassing zijn op de dataset en wie (CTC/LRD) deze heeft behandeld.
DAC streeft ernaar om binnen een redelijke termijn een beslissing te nemen.
Data kunnen pas gedeeld worden na akkoord van DAC en na het opstellen en de geldige ondertekening van een Data Transfer Agreement zoals onderhandeld tussen de betrokken juridische dienst van UZ/KU Leuven en de externe aanvrager.